តើក្រុមហ៊ុនអាចគ្រប់គ្រងវត្តមានបុគ្គលិកឱ្យកាន់តែប្រសើរបានយ៉ាងដូចម្តេច?

ការណែនាំអនុវត្តជាក់ស្តែងសម្រាប់ការបង្កើតនីតិវិធីគ្រប់គ្រងវត្តមានឱ្យកាន់តែច្បាស់លាស់ ត្រឹមត្រូវ និងជាប់លាប់។

ការគ្រប់គ្រងវត្តមានមិនមែនគ្រាន់តែកត់ត្រាពេលបុគ្គលិកមកដល់ និងចាកចេញប៉ុណ្ណោះទេ។ ក្រុមហ៊ុនក៏ចាំបាច់ត្រូវមានវិធានការច្បាស់លាស់ កាលវិភាគត្រឹមត្រូវ ព័ត៌មានទាន់ពេលវេលា និងវិធីសាស្ត្រដែលអាចទុកចិត្តបានក្នុងការពិនិត្យមើលបញ្ហាពាក់ព័ន្ធនឹងការមកធ្វើការផងដែរ។

នៅពេលដែលកត្តាទាំងនេះដំណើរការរួមគ្នា បុគ្គលិកនឹងយល់ច្បាស់ពីអ្វីដែលត្រូវបានរំពឹងទុកពីពួកគេ អ្នកគ្រប់គ្រងអាចឆ្លើយតបបានកាន់តែឆាប់រហ័ស ហើយផ្នែកធនធានមនុស្សអាចរៀបចំព័ត៌មានដែលអាចទុកចិត្តបានសម្រាប់ការទូទាត់ប្រាក់បៀវត្សរ៍។

១. កំណត់គោលការណ៍វត្តមាន និងការទទួលខុសត្រូវឱ្យច្បាស់លាស់

បុគ្គលិកគួរយល់ពី៖

• ម៉ោង និងកាលវិភាគការងារដែលបានកំណត់
• ពេលវេលា និងរបៀបកត់ម៉ោងចូល និងចេញពីការងារ (clock in/out)
• របៀបនៃការគ្រប់គ្រងពេលវេលាសម្រាក ការមកយឺត និងការចាកចេញមុនម៉ោង
• អ្វីដែលត្រូវធ្វើនៅពេលបាត់កំណត់ត្រាវត្តមាន
• របៀបកត់ត្រាការងារនៅក្រៅទីតាំង ដំណើរបំពេញបេសកកម្ម និងការចាត់តាំងការងារខាងក្រៅ
• របៀបស្នើសុំការឈប់សម្រាក ការធ្វើការបន្ថែមម៉ោង ឬការកែតម្រូវកំណត់ត្រាការមកធ្វើការ
• អ្នកដែលត្រូវទាក់ទងនៅពេលមិនអាចមកធ្វើការបាន

ការទទួលខុសត្រូវក៏ត្រូវតែមានភាពច្បាស់លាស់ផងដែរ។ បុគ្គលិកមានតួនាទីកត់ត្រាការមកធ្វើការ និងរាយការណ៍អំពីបញ្ហាផ្សេងៗ។ អ្នកគ្រប់គ្រងមានតួនាទីពិនិត្យមើលកំណត់ត្រា និងសំណើរបស់ក្រុមខ្លួន។ ផ្នែកធនធានមនុស្ស (HR) មានតួនាទីគ្រប់គ្រងគោលការណ៍ តាមដានបញ្ហាដែលមិនទាន់បានដោះស្រាយ និងរៀបចំទិន្នន័យដែលបានផ្ទៀងផ្ទាត់រួចរាល់សម្រាប់ការទូទាត់ប្រាក់បៀវត្សរ៍។

គោលការណ៍វត្តមានគួរតែត្រូវបានណែនាំក្នុងអំឡុងពេលនៃការទទួលបុគ្គលិកថ្មីចូលបម្រើការងារ (onboarding) និងត្រូវរក្សាទុកឱ្យមានសម្រាប់បុគ្គលិក និងអ្នកគ្រប់គ្រងអាចពិនិត្យមើលបានគ្រប់ពេល។

២. ជ្រើសរើសវិធីចុះវត្តមានដែលសមស្របនឹងកន្លែងធ្វើការ

មិនមានវិធីចុះវត្តមានតែមួយដែលសមស្របសម្រាប់បុគ្គលិក ទីតាំង ឬប្រភេទការងារទាំងអស់នោះទេ។

អាស្រ័យលើកន្លែងធ្វើការ ក្រុមហ៊ុនអាចប្រើ៖

• ឧបករណ៍ស្កេនស្នាមម្រាមដៃ ឬស្កេនមុខ
• ប័ណ្ណសម្គាល់បុគ្គលិក
• កូដ QR
• ឧបករណ៍ដែលប្រើ NFC
• ការចុះវត្តមានតាមទូរស័ព្ទជាមួយការផ្ទៀងផ្ទាត់ទីតាំង (GPS)
• វត្តមានតាមតាមប្រព័ន្ធគេហទំព័រ (Web-based)
• ទម្រង់បែបបទចុះវត្តមានដោយដៃ
• ការប្រើវិធីសាស្ត្រចម្រុះ

ក្រុមហ៊ុនអាចជ្រើសរើសវិធីសាស្ត្រផ្សេងៗគ្នាសម្រាប់ក្រុមបុគ្គលិកផ្សេងៗគ្នា។ បុគ្គលិកការិយាល័យអាចប្រើប្រាស់ទូរស័ព្ទដៃ ឬប្រព័ន្ធគេហទំព័រដើម្បីចុះវត្តមាន ខណៈដែលបុគ្គលិកក្នុងរោងចក្រ ប្រើប្រាស់ឧបករណ៍ស្កេនស្នាមម្រាមដៃ ឬស្កេនមុខ។ ចំណែកបុគ្គលិកដែលធ្វើការនៅខាងក្រៅការិយាល័យ (Field employees) អាចប្រើការចុះវត្តមានតាមទូរស័ព្ទជាមួយការផ្ទៀងផ្ទាត់ទីតាំង (GPS)។

ទោះបីជាវិធីសាស្ត្រអាចខុសគ្នា ប៉ុន្តែគោលការណ៍វត្តមាន និងដំណើរការត្រួតពិនិត្យគួរតែមានភាពដូចគ្នា ឬស្របគ្នា។

ក្រុមហ៊ុនដែលមានការគ្រប់គ្រងច្រកទ្វារចូល-ចេញ ក៏អាចភ្ជាប់ការចុះវត្តមានទៅនឹងប្រព័ន្ធបើកទ្វារ ឬរបាំងច្រកចូលផងដែរ។ ទោះជាយ៉ាងណាក៏ដោយ ពេលចូលទៅក្នុងកន្លែងការងារមិនតែងតែមានន័យថាជាម៉ោងចាប់ផ្តើមការងារនោះទេ។ ប្រសិនបើកំណត់ត្រានៃការចូល-ចេញត្រូវបានប្រើប្រាស់សម្រាប់វត្តមាន ក្រុមហ៊ុនគួរតែកំណត់ឱ្យបានច្បាស់លាស់អំពីរបៀបគ្រប់គ្រងលើការចូល ការចេញ ការសម្រាក និងការចាកចេញជាបណ្តោះអាសន្ន។

ទទួលបានព័ត៌មានវត្តមានទាន់ពេលវេលា

មិនថាប្រើវិធីសាស្ត្រណាក៏ដោយ ព័ត៌មានចុះវត្តមានចូល និងចេញគួរតែអាចមើលឃើញបានភ្លាមៗ (Real-time) ឬឱ្យបានឆាប់រហ័សតាមដែលអាចធ្វើទៅបាន។

ការធ្វើដូចនេះជួយអ្នកគ្រប់គ្រងដែលមានសិទ្ធិ និងផ្នែកធនធានមនុស្ស (HR) អាច៖

• បញ្ជាក់ថាតើបុគ្គលិកបានមកធ្វើការឬនៅ
• កំណត់អត្តសញ្ញាណកំណត់ត្រាម៉ោងចូល ឬចេញដែលបាត់
• ដឹងពីករណីមកយឺត ឬការអវត្តមានដែលមិនបានរំពឹងទុក
• រកឃើញបញ្ហាទាក់ទងនឹងឧបករណ៍ ឬបញ្ហានៃការធ្វើសមកាលកម្មទិន្នន័យ (Synchronization)
• តាមដានមុនពេលក្លាយជាបញ្ហាពិបាកផ្ទៀងផ្ទាត់
• ធ្វើការសម្រេចចិត្តបានលឿនជាងមុនទាក់ទងនឹងបុគ្គលិក និងប្រតិបត្តិការការងារ

ការជូនដំណឹង (Notifications) ក៏អាចជួយឱ្យបុគ្គលិកដែលពាក់ព័ន្ធដឹងអំពីកំណត់ត្រាដែលបាត់ ការមកយឺត ឬការបរាជ័យក្នុងការធ្វើសមកាលកម្មទិន្នន័យផងដែរ។

ប្រសិនបើឧបករណ៍ដំណើរការដោយគ្មានអ៊ីនធឺណិត (Offline) ជាបណ្តោះអាសន្ន វាគួររក្សាកំណត់ត្រា ហើយធ្វើសមកាលកម្មទិន្នន័យទាំងនោះនៅពេលដែលការតភ្ជាប់អ៊ីនធឺណិតត្រឡប់មកវិញ។ ក្រុមហ៊ុនក៏គួរតែមានដំណើរការបម្រុងទុក (Backup process) សម្រាប់ករណីមានការរំខានដល់ដំណើរការឧបករណ៍ ការដាច់ចរន្តអគ្គិសនី ឬការដាច់អ៊ីនធឺណិត។

៣. រក្សាកាលវិភាគការងារឱ្យត្រឹមត្រូវ

កំណត់ត្រាវត្តមានមិនអាចបកស្រាយបានត្រឹមត្រូវទេ នៅពេលកាលវិភាគបុគ្គលិកបាត់ ឬមិនបានធ្វើបច្ចុប្បន្នភាព។

ក្រុមហ៊ុនគួររក្សាព័ត៌មានខាងក្រោមឱ្យបានបច្ចុប្បន្ន៖

• ថ្ងៃធ្វើការដែលបានកំណត់
• ម៉ោងចាប់ផ្តើម និងបញ្ចប់ការងារ
• ការកំណត់វេនការងារ
• ថ្ងៃឈប់សម្រាក និងថ្ងៃបុណ្យជាតិ
• ការផ្លាស់ប្តូរកាលវិភាគបណ្តោះអាសន្ន
• ការផ្លាស់ប្តូរវេនការងារដែលត្រូវបានអនុម័ត
• ការងារនៅក្រៅការិយាល័យ និងដំណើរបំពេញបេសកកម្មការងារ

ផ្នែកធនធានមនុស្ស (HR) មិនចាំបាច់រៀបចំកាលវិភាគទាំងអស់ដោយខ្លួនឯងនោះទេ។ អ្នកគ្រប់គ្រងផ្ទាល់ អ្នកគ្រប់គ្រងហាង ឬអ្នកគ្រប់គ្រងនាយកដ្ឋានដែលមានសិទ្ធិ អាចរៀបចំកាលវិភាគសម្រាប់ក្រុមការងាររបស់ពួកគេបាន ដោយអនុលោមតាមច្បាប់ និងគោលការណ៍របស់ក្រុមហ៊ុន។

បុគ្គលិកក៏អាចដាក់សំណើដើម្បីផ្លាស់ប្តូរកាលវិភាគ ស្នើសុំពេលវេលាធ្វើការដែលខ្លួនពេញចិត្ត ឬស្នើសុំផ្លាស់ប្តូរវេនការងារផងដែរ។ សំណើទាំងនេះចាំបាច់ត្រូវឆ្លងកាត់ការពិនិត្យ និងការអនុម័តជាមុនសិន មុនពេលធ្វើការផ្លាស់ប្តូរកាលវិភាគជាស្ថាពរ។

ដំណើរការរៀបចំកាលវិភាគដែលមានរបៀបរៀបរយល្អ អាចជួយកាត់បន្ថយការទំនាក់ទំនងដដែលៗ និងកិច្ចការរដ្ឋបាល ព្រមទាំងជួយឱ្យការផ្លាស់ប្តូរកាលវិភាគស្ថិតក្រោមការគ្រប់គ្រង និងមានភាពច្បាស់លាស់។

៤. ពិនិត្យវត្តមានដោយភ្ជាប់ជាមួយព័ត៌មានពាក់ព័ន្ធ

កំណត់ត្រាចុះវត្តមានរបស់បុគ្គលិកតែមួយមុខ មិនអាចពន្យល់បានពេញលេញអំពីស្ថានភាពវត្តមានរបស់បុគ្គលិកទេ។

អ្នកគ្រប់គ្រង និងផ្នែកធនធានមនុស្សគួរពិនិត្យវត្តមានរួមជាមួយ៖

• កាលវិភាគការងាររបស់បុគ្គលិក
• ច្បាប់ឈប់សម្រាកដែលបានអនុម័ត
• ការងារបន្ថែមម៉ោងដែលបានអនុម័ត
• ការចុះបេសកកម្ម ចុះមើលការងារខាងក្រៅ និង ការចុះធ្វើដំណើរពាណិជ្ជកម្មផ្សេងៗ
• ថ្ងៃសម្រាក និងថ្ងៃបុណ្យជាតិ
• ការកែតម្រូវវត្តមានដែលបានអនុម័ត

ឧទាហរណ៍៖ បុគ្គលិកដែលគ្មានកំណត់ត្រាចុះវត្តមាន អាចមានច្បាប់ឈប់សម្រាកដែលបានអនុញ្ញាត កំពុងចុះបេសកកម្មការងារ ស្ថិតក្នុងថ្ងៃសម្រាក ឬថ្ងៃឈប់បុណ្យជាតិ។ ប្រសិនបើមិនស្ថិតក្នុងករណីណាមួយខាងលើទេ កំណត់ត្រាដែលបាត់នោះអាចនឹងត្រូវការការតាមដានបន្ថែម។

របាយការណ៍កំណត់ត្រាវត្តមានសង្ខេប អាចជួយសម្រួលដល់ការពិនិត្យនេះ ដោយបង្ហាញពី៖

• ការមកយឺត និងការចាកចេញមុនម៉ោង
• ការបាត់កំណត់ត្រាវត្តមានចូល ឬចេញ
• បុគ្គលិកដែលគ្មានកំណត់ត្រាវត្តមាន
• កំណត់ត្រាដែលមានការពន្យល់ និងអនុម័តរួច
• បញ្ហាវត្តមានដែលនៅមិនទាន់ដោះស្រាយ

អ្នកគ្រប់គ្រង និងផ្នែកធនធានមនុស្សគួរតែអាចពិនិត្យមើលព័ត៌មានទាំងនេះ ដោយផ្អែកលើកាលបរិច្ឆេទ បុគ្គលិក ផ្នែក (department) ទីតាំង និងស្ថានភាពវត្តមាន។ ការធ្វើបែបនេះជួយសម្រួលដល់ការផ្តោតការយកចិត្តទុកដាក់លើកំណត់ត្រាដែលត្រូវការការតាមដានបន្ថែម។

ការពិនិត្យវត្តមានជាមួយព័ត៌មានដែលពាក់ព័ន្ធផ្សេងទៀត អាចជួយកាត់បន្ថយការតាមដានដែលមិនចាំបាច់ និងជួយក្រុមហ៊ុនក្នុងការដោះស្រាយបញ្ហាជាក់ស្តែងនានា មុនពេលដំណើរការទូទាត់ប្រាក់បៀវត្សរ៍។

៥. គ្រប់គ្រងការកែតម្រូវ និងត្រៀមសម្រាប់ការបើកប្រាក់បៀវត្ស

ពេលខ្លះ បុគ្គលិកអាចនឹងភ្លេចចុះវត្តមាន ប្រើប្រាស់វិធីសាស្ត្រកត់ត្រាមិនត្រឹមត្រូវ ឬជួបបញ្ហាបច្ចេកទេស ដូច្នេះ ក្រុមហ៊ុនចាំបាច់ត្រូវមានដំណើរការកែតម្រូវដ៏ច្បាស់លាស់មួយ។

ការកែតម្រូវលើកំណត់ត្រាវត្តមានគួរតែរួមបញ្ចូលនូវ៖

• កាលបរិច្ឆេទ និងពេលវេលាដែលត្រូវកែតម្រូវ
• ព័ត៌មានដែលត្រូវកែតម្រូវ
• មូលហេតុនៃការកែតម្រូវ
• អ្នកដែលស្នើសុំការកែតម្រូវ
• អ្នកដែលពិនិត្យ ឬអនុម័ត
• ព័ត៌មានភ្ជាប់ដែលជាភ័ស្តតាង នៅពេលចាំបាច់

បុគ្គលិកមិនគួរកែប្រែដោយផ្ទាល់នូវកំណត់ត្រាវត្តមានចុងក្រោយឡើយ ដោយគ្មានការអនុម័តទេ។ អ្នកគ្រប់គ្រងក៏គួរជៀសវាងការធ្វើការផ្លាស់ប្តូរជំនួសបុគ្គលិកដោយគ្មានការពន្យល់ច្បាស់លាស់ផងដែរ។

មុនពេលដំណើរការបើកប្រាក់បៀវត្សរ៍ ផ្នែកធនធានមនុស្ស (HR) គួរធ្វើការត្រួតពិនិត្យចុងក្រោយដើម្បីបញ្ជាក់ថា៖

• កំណត់ត្រាវត្តមានសម្រាប់រយៈពេលនោះមានគ្រប់គ្រាន់
• កំណត់ត្រាដែលខ្វះខាតត្រូវបានត្រួតពិនិត្យ និងដោះស្រាយរួចរាល់
• ច្បាប់ឈប់សម្រាក ការងារបន្ថែមម៉ោង និងការផ្លាស់ប្តូរកាលវិភាគត្រូវបានអនុម័ត
• ការចុះបេសកកម្ម និងការធ្វើដំណើរពាណិជ្ជកម្មផ្សេងៗត្រូវបានពិនិត្យ និងកត់ត្រារួចរាល់
• ការកែតម្រូវមានមូលហេតុ និងការអនុម័ត
• បញ្ហាដែលនៅសេសសល់មានអ្នកទទួលខុសត្រូវ និងកាលកំណត់ច្បាស់លាស់

កាលបរិច្ឆេទបិទបញ្ជីសម្រាប់ការបើកប្រាក់បៀវត្សគួរត្រូវបានជូនដំណឹងយ៉ាងច្បាស់ដល់បុគ្គលិក និងអ្នកគ្រប់គ្រង។ ការកែតម្រូវយឺតពេលគួរអនុវត្តតាមដំណើរការដែលបានកំណត់

៦. ប្រើប្រាស់ព័ត៌មានវត្តមានដើម្បីកែលម្អប្រតិបត្តិការ

ព័ត៌មានវត្តមានគួរជួយក្រុមហ៊ុនកែលម្អ—មិនមែនប្រើសម្រាប់កំណត់អត្តសញ្ញាណបញ្ហារបស់បុគ្គលម្នាក់ៗតែប៉ុណ្ណោះទេ។

ថ្នាក់ដឹកនាំអាចពិនិត្យគំរូដូចជា៖

• កំណត់ត្រាវត្តមានដែលបាត់ម្តងហើយម្តងទៀត
• ការមកយឺតញឹកញាប់នៅក្នុងផ្នែកណាមួយ
• កម្រិតខ្ពស់នៃការធ្វើការលើសម៉ោង
• បញ្ហាក្នុងការរៀបចំកាលវិភាគការងារ
• បញ្ហានៅទីតាំងជាក់លាក់ណាមួយ
• ការកែតម្រូវវត្តមានញឹកញាប់
• ឧបករណ៍ ឬវិធីចុះវត្តមានដែលបរាជ័យជារឿយៗ ឬ​ មានបញ្ហាជាប្រចាំ
• បញ្ហាដែលនៅមិនទាន់ដោះស្រាយរហូតដល់ពេលបិទបញ្ជីប្រាក់បៀវត្ស

គំរូទាំងនេះអាចបង្ហាញពីគោលការណ៍មិនច្បាស់លាស់ បញ្ហាក្នុងការរៀបចំបុគ្គលិក ការរៀបចំកាលវិភាគមិនល្អ បញ្ហាបច្ចេកទេស ឬការទំនាក់ទំនងមិនគ្រប់គ្រាន់។

គោលដៅគឺគួរតែជាការយល់ដឹងពីមូលហេតុ និងកែលម្អដំណើរការ មិនមែនគ្រាន់តែដាក់ទណ្ឌកម្មបុគ្គលិកនោះទេ។

បញ្ជីត្រួតពិនិត្យរហ័ស (Check-List) សម្រាប់ការគ្រប់គ្រងវត្តមាន

មុនពេលបិទបញ្ជីប្រាក់បៀវត្ស សូមបញ្ជាក់ថា៖

• កាលវិភាគបុគ្គលិក វេនការងារ ថ្ងៃសម្រាក និងថ្ងៃបុណ្យជាតិ ត្រូវមានបច្ចុប្បន្នភាពត្រឹមត្រូវ
• ឧបករណ៍វត្តមាន និងវិធីចុះវត្តមានផ្សេងទៀតបានធ្វើសមកាលកម្មកំណត់ត្រារួច (Synchronization)
• របាយការណ៍វត្តមានមានព័ត៌មានម៉ោងចូល និងចេញគ្រប់គ្រាន់
• ច្បាប់ឈប់សម្រាក ការងារបន្ថែមម៉ោង និង បេសកកម្ម ត្រូវបានពិនិត្យច្បាស់លាស់
• ការមកយឺត និងកំណត់ត្រាដែលបាត់ត្រូវបានពិនិត្យ
• កំណត់ត្រាដែលបាត់ ប៉ុន្តែមានការពន្យល់ និងអនុម័តរួច ត្រូវបានបែងចែកចេញពីបញ្ហាដែលមិនទាន់ដោះស្រាយ
• ការកែតម្រូវមានមូលហេតុ និងការអនុម័តចាំបាច់
• ព័ត៌មានវត្តមានចុងក្រោយត្រូវបានពិនិត្យមុនពេលដំណើរការបើកប្រាក់បៀវត្ស

ការគ្រប់គ្រងវត្តមានឱ្យកាន់តែប្រសើរ ចាប់ផ្តើមពីដំណើរការដែលច្បាស់លាស់

ក្រុមហ៊ុនមិនអាចគ្រប់គ្រងវត្តមានឱ្យបានល្អប្រសើរ ដោយគ្រាន់តែដំឡើងឧបករណ៍ថ្មី ឬស្នើឱ្យបុគ្គលិកចុះវត្តមានអោយបានហ្មត់ចត់ជាងមុននោះទេ។

ការគ្រប់គ្រងវត្តមានឱ្យកាន់តែប្រសើរ កើតចេញពីការរួមបញ្ចូលគ្នានូវវិធីសាស្ត្រកត់ត្រាដែលសមស្រប ព័ត៌មានទាន់ពេលវេលា កាលវិភាគត្រឹមត្រូវ ការតភ្ជាប់ទិន្នន័យ និងការកំណត់ការទទួលខុសត្រូវក្នុងការត្រួតពិនិត្យឱ្យបានច្បាស់លាស់។

នៅពេលដែលដំណើរការការងារត្រូវបានរៀបចំឡើងយ៉ាងល្អ បុគ្គលិកនឹងយល់ច្បាស់ពីអ្វីដែលក្រុមហ៊ុនរំពឹងទុកពីពួកគាត់ អ្នកគ្រប់គ្រងអាចឆ្លើយតបបានឆាប់រហ័ស ហើយក្រុមការងារផ្នែកធនធានមនុស្ស និងផ្នែកបើកប្រាក់បៀវត្សរ៍អាចបំពេញការងារដោយផ្អែកលើព័ត៌មានដែលច្បាស់លាស់ និងគួរឱ្យទុកចិត្តបាន។

ចំណាំ៖ អត្ថបទនេះផ្តល់ការណែនាំទូទៅអំពីការគ្រប់គ្រងវត្តមាន។ ស្ថាប័នគួរពិនិត្យការអនុវត្តរបស់ខ្លួនឱ្យស្របតាមបទប្បញ្ញត្តិការងារជាធរមាននៅកម្ពុជា គោលការណ៍ផ្ទៃក្នុង និងដំបូន្មានវិជ្ជាជីវៈនៅពេលចាំបាច់។